Приход забалансовых объектов – это операция по отражению в учете имущества, которое поступает в распоряжение учреждения, но не является его собственностью и учитывается на забалансовых счетах.

Что относится к забалансовым объектам:

имущество, полученное во временное пользование (аренда, безвозмездное пользование);
материальные ценности на ответственном хранении;
имущество, переданное в эксплуатацию (мебель, инструменты, спецодежда, ГСМ по лимитам и др.);
объекты культурных ценностей, библиотечный фонд (в зависимости от правил бухучета ГУ);
имущество в пути, находящееся на складах других организаций.

Пример проводки внутреннего учета:

Дт 08 Учебные предметы военной техники Кт 999 Вспомогательный забалансовый.

Порядок оформления документа «Приход забалансовых объектов»:

Документ предназначен для оприходования забалансовых объектов на склад/на работника.
В окне Приход забалансовых объектов (создание) в поле Вид операции выберите Приход/Импорт.
Введите порядковый номер и дату накладной прихода.
В поле Сумма укажите общую сумму прихода.
В поле Учреждение автоматически устанавливается наименование ГУ.
В поле Склад выберите склад из картотеки.
При необходимости установите флажок Учитывать НДС.
В поле Поставщик выберите организацию из картотеки Юридические лица.
На вкладке Забалансовые объекты при помощи кнопки Добавить или Подбор откройте номенклатуру (при необходимости создайте новую карточку).
По каждой позиции укажите приходуемое количество и цену за единицу; сумма рассчитается автоматически.
На вкладке Дополнительно можно оставить комментарий.
Для сохранения нажмите кнопку Провести и закрыть.

Импорт забалансовых объектов

Импорт забалансовых объектов — это отражение в учёте имущества, которое поступает из-за рубежа, но учитывается на забалансовых счетах, так как оно не является собственностью учреждения.

Случаи учета импортируемых объектов на забалансе:

получены во временное пользование (аренда, лизинг, безвозмездное пользование);
переданы на ответственное хранение;
являются материальными ценностями, предназначенными для передачи в эксплуатацию (например, спецодежда, инструменты);
поступили как гуманитарная помощь или иное имущество без перехода права собственности;
временно находятся у учреждения до оформления всех документов.

Перемещение забалансовых объектов

Перемещение забалансовых объектов – это операция, когда имущество, учтённое на забалансовых счетах, передаётся:

между подразделениями одного учреждения;
между подведомственными организациями;
с одного ответственного лица (МОЛ) на другое;
между учреждениями.

Когда применяется:

передача материальных ценностей в эксплуатацию сотруднику (спецодежда, инструменты);
перемещение имущества с одного склада на другой;
смена материально-ответственного лица;
передача ценностей из головного учреждения в филиал/отделение.

Порядок оформления документа «Перемещение забалансовых объектов»:

Документ предназначен для перемещения объектов между складами / работниками.
Введите порядковый номер и дату накладной.
Выберите Склад для Отправителя и Получателя из картотеки.
На вкладке Запасы при помощи кнопки Добавить или Подбор выберите карточки и нажмите Перенести в документ.
В таблице отобразятся данные о фактическом наличии
В столбце Количество укажите количество для перемещения.
Сумма рассчитается автоматически.
На вкладке Дополнительно можно оставить комментарий.
Для сохранения нажмите Провести и закрыть.

Списание забалансовых объектов

Списание забалансовых объектов – это операция по выбытию имущества, которое учитывалось на забалансовых счетах.

Когда списывается:

Износ или непригодность – имущество пришло в негодность;
Истечение срока эксплуатации – например, закончился срок носки спецодежды;
Возврат собственнику – имущество передано обратно (из аренды или хранения);
Передача другому учреждению – если объект больше не используется;
Утрата или недостача – при выявлении по инвентаризации.

Порядок оформления документа «Списание забалансовых объектов»:

Документ предназначен для списания объектов со склада/работника.
Введите номер, дату документа и общую Сумму списания.
Выберите Склад.
На вкладке Запасы через кнопку Добавить или Подбор выберите объекты и нажмите Перенести в документ.
Система покажет фактические остатки.
Укажите Количество для списания.
В столбце Счет расходов укажите счет учета расходов.
На вкладке Дополнительно можно оставить комментарий.
Для сохранения нажмите Провести и закрыть.

Инвентаризация забалансовых объектов на складе

Инвентаризация забалансовых объектов – это проверка фактического наличия имущества, которое учитывается на забалансовых счетах (например, 01, 03, 08, 09 и др.).

Как проводится:

Приказ руководителя об инвентаризации (создаётся комиссия).
Фактический пересчёт и проверка состояния объектов на складе .
Сравнение с данными учёта.
Принятие решений (списание негодного, постановка излишков, выяснение причин недостачи).

Документальное оформление:

Инвентаризационная опись (фактическое наличие).
Сличительная ведомость (сравнение данных учёта и факта).
Акт на списание (если объекты пришли в негодность).
Акт приёма-передачи (если возвращается собственнику).

Отражение результатов: излишки отражаются на забалансовых счетах; недостача или порча списываются с забалансовых счетов с объяснительной запиской.

Порядок оформления документа в программе:

Создайте документ «Инвентаризация запасов на складе», введите номер, дату и выберите Склад.
На вкладке Запасы нажмите Заполнить по остаткам для загрузки данных учета.
В столбце Количество укажите фактическое наличие.
Поля Отклонение и Сумма отклонения рассчитаются автоматически (недостача со знаком «минус», излишек — с «плюсом»).
После заполнения нажмите Записать — Печать — Инвентаризационная опись.
В открывшемся окне отобразится сличительная ведомость, которую можно распечатать
Для сохранения нажмите Записать и закрыть.