Полный регламент учета запасов в госучреждениях РК (1С:ГУ)

1. Условия и основания для возврата

Возврат запасов (материалов, товаров или оборудования) в государственном учреждении Республики Казахстан осуществляется в следующих случаях:

Выявление некачественных запасов.
Поступление излишков.
Несоответствие запасов условиям договора.

Основанием для оформления процедуры являются:

Акт приемки, в котором зафиксированы все несоответствия.
Служебная записка от материально ответственного лица.
Обязательное согласование процедуры с поставщиком.

2. Документальное оформление и бухгалтерский учет

Для корректного отражения операции в учете необходимы следующие документы:

Накладная на возврат.
Счет-фактура «возврат» (оформляется, если поставщик ранее выставлял счет-фактуру при приходе товара).

Бухгалтерские проводки:

В учете возврат фиксируется обратными проводками по отношению к приходу.

Дт 3210 («Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам») — Кт 1300 («Запасы»).

Данная операция либо уменьшает задолженность перед поставщиком, либо формирует дебиторскую задолженность, если ранее была произведена предоплата.

3. Оформление возврата в системе «1С ГУ»

В программе возврат корректирует одновременно и складской учет, и расчеты с контрагентом. Основанием для создания документа в системе служит ранее проведенный документ «Приход запасов и услуг».

Пошаговый алгоритм заполнения документа:

Навигация: Перейдите в меню «Операции» → «Возврат запасов поставщику» и нажмите кнопку «Создать».
Шапка документа:
- Укажите дату, номер и дату накладной.
- Заполните поля «Склад», «Учреждение» и «Юридическое лицо».
Подбор позиций:
- В табличной части «Запасы» используйте кнопку «Подбор» для выбора нужных активов.
- Уточните единицу измерения и укажите количество возвращаемого имущества.
- Нажмите «Перенести в документ».
Дополнительные настройки:
- На вкладке «Дополнительно» в поле «Счет задолженности за возврат» выберите нужный счет из плана счетов.
Завершение: Нажмите «Провести и закрыть» для сохранения изменений в базе данных.

Документ «Доверенность»: Общая информация и порядок оформления

1. Определение и назначение доверенности

Доверенность — это официальный документ, которым учреждение уполномочивает работника или другое лицо совершать определённые действия от имени учреждения.

Основные цели выдачи доверенности:

Получение товарно-материальных запасов (ТМЗ).
Представление интересов в банке, налоговых органах и судах.
Подписание и получение документов.
Участие в приёмке и отгрузке грузов.

В системе документ «Доверенность» предназначен для оформления права должностного лица выступать доверенным лицом бюджетной организации и для выдачи печатной формы на получение товара работнику.

2. Виды и формы доверенностей

На получение ТМЗ: используется при получении материалов, оборудования и продукции от поставщиков; оформляется на конкретного сотрудника с указанием перечня ценностей и срока действия.
Разовая доверенность: выдаётся для выполнения одного конкретного поручения, например, получения груза по накладной.
Утвержденные формы: в Республике Казахстан используются формы М-2 или М-2а.

3. Порядок оформления и бухгалтерский учет

Требования к оформлению в ГУ:

Основанием является приказ руководителя о назначении уполномоченного лица.
Документ должен содержать: наименование учреждения, данные доверенного лица (ФИО, должность, удостоверение личности), перечень ТМЗ, дату, номер, срок действия, подписи руководителя и главного бухгалтера, а также печать.
Все выданные документы подлежат регистрации в журнале учёта доверенностей.

Бухгалтерские нюансы:

Доверенность не является проводкой, она лишь дает право на получение или передачу ценностей.
Движение ТМЗ отражается проводками только после подтверждения первичными документами (накладная, акт).
Если ценности не были получены, документ погашается отметкой «Не использована».

Инструкция по работе с документом в программном интерфейсе

1. Создание документа

Для создания документа необходимо перейти по пути: «Операции» → «Доверенность». В открывшемся окне следует нажать кнопку «Создать».

2. Заполнение основных реквизитов

Номер и дата: введите номер и дату выписки документа.
Учреждение: поле заполняется автоматически, но доступно для изменения; номер счета также заполняется автоматически на основании карточки учреждения.
Срок действия: укажите дату окончания доверенности.
Доверенное лицо: выберите работника из картотеки «Персонал» и укажите его должность.
Поставщик: выберите юридическое лицо из соответствующей картотеки.
Основание: укажите номер и дату наряда (или заменяющего его документа) и, при необходимости, номер накладной.
Вид товара: выберите значение «Запас» или «Актив».

3. Заполнение табличной части «Запасы»

Предусмотрено два способа заполнения списка ТМЗ:

Стандартный: на вкладке «Запасы» нажать кнопку «Подбор» и выбрать ценности из картотеки.
Ручной ввод: установить флажок «Ручной ввод», нажать кнопку «Добавить» и ввести данные о запасах и их количестве вручную.

4. Сохранение и печать

Для добавления заметок можно использовать поле «Комментарий» на вкладке «Дополнительно».
Последовательность завершения работы: «Записать» → «Печать» → «Форма № М-2а».
Сформированную печатную форму можно распечатать через иконку принтера.
Для окончательного сохранения и регистрации документа нажмите «Провести и закрыть» или «Записать и закрыть».

Инструкция: Оформление документа «Инвентаризация запасов на складе»

1. Создание документа и заполнение основных реквизитов

Для начала работы в командном интерфейсе необходимо выбрать раздел «Операции» и перейти в пункт «Инвентаризация запасов на складе». В открывшемся окне следует нажать кнопку «Создать», после чего откроется форма для формирования нового документа.

В основной части документа необходимо заполнить следующие данные:

Дата документа.
Номер накладной и Дата накладной.
Значение в поле «Учреждение».
Значение в поле «Склад».

2. Работа с табличной частью

Для автоматизации процесса в табличной части «Запасы» предусмотрена специальная функция. Необходимо нажать кнопку «Заполнить по остаткам», чтобы система автоматически внесла актуальные данные о запасах, числящихся на складе.

3. Вкладка «Дополнительно» и сохранение

На вкладке «Дополнительно» фиксируются распорядительные данные и сроки проведения проверки. Здесь нужно последовательно указать:

Дату начала и Дату окончания инвентаризации.
Номер приказа и Дату приказа, являющихся основанием для проведения работ.

Завершающим этапом является сохранение данных с помощью кнопки «Записать». Для окончательного оформления и выхода из формы используется кнопка «Записать и закрыть».

Уценка товара: Регламент, Процедуры и Учет

1. Определение и основания для проведения уценки

Уценка товара представляет собой снижение его стоимости по ряду причин: заводской брак, видимые дефекты или частичная потеря потребительских свойств.

Основные факторы для инициирования процедуры:

Товар не пользуется спросом или залежался на складе.
Поступление в продажу с повреждениями или потеря товарного вида.
Частичная утрата потребительских свойств.

Примечание: Приказы на уценку и списание рекомендуется оформлять (например) один раз в конце месяца.

2. Организация процесса и создание комиссии

Для выявления запасов, подлежащих уценке, руководитель предприятия утверждает специальную комиссию.

Состав комиссии:

Председатель (заместитель руководителя).
Главный бухгалтер.
Товаровед (кладовщик).
Экономист по ценам, технолог и другие профильные специалисты.

Важные условия:

Уценка проводится на основании данных инвентаризации, закрепленной в учетной политике.
Запрещена уценка товаров, находящихся в залоге, резерве или на ответственном хранении.

3. Документальное оформление и расчет размера уценки

По итогам инвентаризации комиссия готовит перечень товаров, который подается на рассмотрение первому руководителю. В документе фиксируются:

Полное название и количество товара.
Розничная цена и производитель.
Предложения по размеру уценки.

Определение размера уценки:

Основывается на экспертной оценке комиссии.
Учитывает степень утраты свойств и насыщенность рынка аналогичными товарами.
Может проводиться как специально созданной, так и постоянно действующей инвентаризационной комиссией без привлечения внешних экспертов.

Если ранее уцененные товары не были реализованы, допускается их повторная уценка до уровня цены возможной реализации.

4. Оформление результатов и бухгалтерский учет

Результаты фиксируются в Описи-Акте уценки залежавшихся запасов.

Количество экземпляров: два (один — в бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу).
Место составления: на каждом складе (опт) или в каждом отделе/магазине (розница).
Подписи: документ подписывают члены комиссии и материально ответственные лица.

Специфика учета (РК):

Акт может иметь произвольную форму, так как утвержденного государственного бланка в Республике Казахстан не существует.
Документация вступает в силу после утверждения руководителем
Бухгалтерская проводка: Дт 7000 — Кт 1300.

Операции с запасами в государственных учреждениях РК

1. Внутреннее перемещение запасов

Внутреннее перемещение — это операция передачи материалов или товаров между подразделениями одного учреждения или между складами.

Суть операции: Перемещение происходит без изменения стоимости запасов и не влияет на финансовый результат учреждения.
Изменения: В процессе меняется только место хранения или материально-ответственное лицо (МОЛ).
Документальное оформление: Оформляется накладной на внутреннее перемещение или требованием-накладной. В системе 1С ГУ используется документ «Внутреннее перемещение запасов».
Бухгалтерский учет: Отражается проводкой внутри счета 1300 (Дт 1300 — Кт 1300), где меняется только аналитика (новый склад/МОЛ взамен старого).

Инструкция по заполнению документа в 1С

Создание: Перейдите в «Операции» → «Перемещение запасов» и нажмите «Создать».
Вид операции: Выберите «Внутреннее перемещение».
Основные реквизиты: Укажите дату, номер накладной, учреждение-отправитель и склады (отправитель/получатель).
Классификация: Поля «Подпрограмма» и «Специфика» выбираются из соответствующих справочников экономической классификации расходов РК.
Подбор запасов: На вкладке «Запасы» через кнопку «Подбор» выберите позиции из картотеки и нажмите «Перенести в документ». Укажите необходимое количество.
Завершение: Нажмите «Записать», затем «Провести и закрыть».

2. Пересортица и уценка запасов

Операция используется для отражения изменения характеристик или стоимости запасов.

Вид операции: В окне перемещения выбирается «Пересортица — уценка».
Заполнение данных: Аналогично внутреннему перемещению указываются склады, подпрограммы и специфика.
Специфические поля: В табличной части необходимо заполнить столбцы: Количество, Счет расходов (БУ) отправителя, Товар-получатель, Сумма уценки и Счет расходов (БУ).
Дополнительно: На вкладке «Дополнительно» указываются счета учета уценки и доходов от уценки, а также соответствующие статьи расходов/доходов.

Передача запасов в переработку в госучреждениях РК

1. Сущность и правовые основы

Передача запасов (сырья, полуфабрикатов) в переработку в государственных учреждениях Республики Казахстан осуществляется при направлении материалов сторонней организации или собственному подразделению. Целью данной операции является получение готовой продукции, полуфабрикатов или услуг по обработке.

Ключевые особенности учёта:

Собственность: Передача в переработку не является выбытием; право собственности на активы остается за учреждением.
Активы: Операция не уменьшает активы учреждения, а лишь изменяет место их фактического учёта.
Разделение в отчётности: В документации важно четко разграничивать запасы, находящиеся в переработке, и запасы, хранящиеся на складе.

2. Бухгалтерский учёт

Запасы отражаются обособленно на счете «Запасы».

Типовая проводка: Дебет 1300 «Запасы» — Кредит 1300 «Запасы».

3. Оформление документов в «1С: ГУ»

Для фиксации операции используются документы «Передача запасов в переработку» и «Перемещение запасов».

Порядок создания документа «Перемещение запасов»:

Переход: В интерфейсе выбрать «Операции» → «Перемещение запасов» → «Создать».
Основные реквизиты:
- В поле «Вид операции» выбрать «Внутреннее перемещение».
- Указать дату и номер накладной.
- Выбрать учреждение-отправителя, склад-отправитель и склад-получатель.
- Заполнить поля «Подпрограмма» и «Специфика» (согласно бюджетной классификации расходов РК).

Заполнение табличной части и проведение:

Подбор запасов: Используйте кнопку «Подбор» для выбора ТМЗ из картотеки.
Перенос данных: После выбора нажмите «Перенести в документ».
Проверка: На вкладке «Дополнительно» проверьте счет учета переработки и при необходимости добавьте комментарий.
Завершение: Нажмите кнопки «Записать», а затем «Провести и закрыть».

4. Основания и документы

Основание для операции: Акт передачи на переработку.
Обязательные данные: В документе обязательно указываются количество, стоимость запасов и ответственные склады.

Учет запасов из переработки в госучреждениях РК

1. Общие сведения

Приход запасов из переработки фиксируется в учете государственного учреждения РК в момент возврата готовой продукции или материалов, которые были получены из ранее переданных на сторону запасов.

Основание для отражения: Акт приемки выполненных работ.
Связь документов: Документ «Приход из переработки» в системе 1С:ГУ закрывает цепочку, начатую документом по передаче запасов.

2. Документ «Передача запасов в переработку»

Этот документ предназначен для оформления первичной передачи ТМЗ переработчику.

Путь в интерфейсе: «Операции» → «Передача запасов в переработку» → кнопка «Создать».
Заполнение реквизитов: Указать номер накладной, дату, выбрать склады и учреждение, заполнить «Подпрограмму» и «Специфику».
Подбор запасов: Через кнопку подбора выбрать позиции, уточнить количество и нажать «Перенести в документ».
Завершение: Нажать «Провести и закрыть».

3. Документ «Приход запасов из переработки»

Предназначен для оприходования готовых запасов.

Переход: «Операции» → «Приход запасов из переработки» → «Создать».
Шапка документа: Указать номер, дату, склады и «Готовый товар». Если товар новый, создать новую карточку.
Табличная часть: На вкладке «Запасы» через «Подбор» выбрать ранее оформленные накладные по передаче.
Завершение: Проверить вкладку «Дополнительно» и нажать «Провести и закрыть».

4. Бухгалтерские проводки

При оприходовании готовых запасов формируется запись: Дебет 1300 — Кредит 1300.

Реализация запасов и услуг в государственных учреждениях РК

Документ предназначен для регистрации операций по передаче товаров и оказанию услуг.

1. Безвозмездная передача (реализация)

Основания: Акт приёма-передачи, приказ руководителя, согласование с уполномоченным органом.
Бухгалтерские проводки: Дт 7460 «Прочие расходы» — Кт 1300 «Запасы».

2. Реализация запасов персоналу

Основания: Заявление работника, накладная, договор, кассовый ордер.
Бухгалтерские проводки:
1. Списание: Дт 7060 — Кт 1300.
2. Доход: Дт 1280 — Кт 6360.
3. Оплата: Дт 1010/1091 — Кт 1280 [33].

3. Реализация (продажа) сторонним лицам

Проводки:
1. Списание: Дт 7060 — Кт 1300.
2. Доход: Дт 1231 — Кт 6110.
3. Поступление оплаты: Дт 1042 — Кт 1231 [34].

Инструкция в 1С:ГУ

«Операции» → «Реализация запасов и услуг» → «Создать».
Выбрать «Вид операции», заполнить реквизиты и вкладки «Запасы/Услуги», «Работники» или «Счета учета».
Нажать «Записать» и «Провести и закрыть» [36].

Документ «Списание запасов»: Инструкция и учет

Документ предназначен для оформления выбытия материалов со склада.

Виды операций

Расходы организации: Дт 7060 — Кт 1300.
Незавершенное строительство: Списание на объект строительства. При отмене: Дт 7460 — Кт 2411.
Модернизация: Списание на улучшение актива.
Недостача/порча: Дт 1262 — Кт 1300.

Учет запасов и услуг в государственном секторе РК

В госсекторе к запасам относятся канцтовары, хозтовары, ГСМ, медикаменты, запчасти, спецодежда.

Инструкция «Приход запасов и услуг»

Основные проводки: Дт 1300 — Кт 3210.
Специализированные операции: РБП (срок списания в месяцах), приход от подотчетного лица, биологические активы (привес/приплод: Дт 1319 — Кт 6360), излишки.

Бухгалтерский учёт в государственных учреждениях РК

1. Расходы будущих периодов (РБП)

Признание: Дт 1420 — Кт 000. Списание: Дт 7140 — Кт 1420.

2. Таможенная декларация (ТД)

Фиксирует сведения о товаре, пошлины и НДС.
Проводки: Госпошлина Дт 1300 — Кт 1410; Расходы Дт 7210 — Кт 1410.

3. Модернизация активов

Увеличивает балансовую стоимость актива.
Проводка: Дт 2411 — Кт 3210.

Возврат запасов поставщику в государственном учреждении РК