Полный регламент учета запасов в госучреждениях РК (1С:ГУ)

1. Условия и основания для возврата

Возврат запасов (материалов, товаров или оборудования) в государственном учреждении Республики Казахстан осуществляется в следующих случаях [1]:

Выявление некачественных запасов [1].
Поступление излишков [1].
Несоответствие запасов условиям договора [1].

Основанием для оформления процедуры являются [1]:

Акт приемки, в котором зафиксированы все несоответствия [1].
Служебная записка от материально ответственного лица [1].
Обязательное согласование процедуры с поставщиком [2].

2. Документальное оформление и бухгалтерский учет

Для корректного отражения операции в учете необходимы следующие документы [2]:

Накладная на возврат [2].
Счет-фактура «возврат» (оформляется, если поставщик ранее выставлял счет-фактуру при приходе товара) [2].

Бухгалтерские проводки:

В учете возврат фиксируется обратными проводками по отношению к приходу [2].

Дт 3210 («Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам») — Кт 1300 («Запасы») [2].

Данная операция либо уменьшает задолженность перед поставщиком, либо формирует дебиторскую задолженность, если ранее была произведена предоплата [3].

3. Оформление возврата в системе «1С ГУ»

В программе возврат корректирует одновременно и складской учет, и расчеты с контрагентом [3]. Основанием для создания документа в системе служит ранее проведенный документ «Приход запасов и услуг» [3].

Пошаговый алгоритм заполнения документа:

Навигация: Перейдите в меню «Операции» → «Возврат запасов поставщику» и нажмите кнопку «Создать» [3].
Шапка документа:
- Укажите дату, номер и дату накладной [4].
- Заполните поля «Склад», «Учреждение» и «Юридическое лицо» [4].
Подбор позиций:
- В табличной части «Запасы» используйте кнопку «Подбор» для выбора нужных активов [4].
- Уточните единицу измерения и укажите количество возвращаемого имущества [4].
- Нажмите «Перенести в документ» [4].
Дополнительные настройки:
- На вкладке «Дополнительно» в поле «Счет задолженности за возврат» выберите нужный счет из плана счетов [4].
Завершение: Нажмите «Провести и закрыть» для сохранения изменений в базе данных [5].

Документ «Доверенность»: Общая информация и порядок оформления

1. Определение и назначение доверенности

Доверенность — это официальный документ, которым учреждение уполномочивает работника или другое лицо совершать определённые действия от имени учреждения [5].

Основные цели выдачи доверенности:

Получение товарно-материальных запасов (ТМЗ) [5].
Представление интересов в банке, налоговых органах и судах [5].
Подписание и получение документов [6].
Участие в приёмке и отгрузке грузов [6].

В системе документ «Доверенность» предназначен для оформления права должностного лица выступать доверенным лицом бюджетной организации и для выдачи печатной формы на получение товара работнику [6].

2. Виды и формы доверенностей

На получение ТМЗ: используется при получении материалов, оборудования и продукции от поставщиков; оформляется на конкретного сотрудника с указанием перечня ценностей и срока действия [6].
Разовая доверенность: выдаётся для выполнения одного конкретного поручения, например, получения груза по накладной [6].
Утвержденные формы: в Республике Казахстан используются формы М-2 или М-2а [7].

3. Порядок оформления и бухгалтерский учет

Требования к оформлению в ГУ:

Основанием является приказ руководителя о назначении уполномоченного лица [7].
Документ должен содержать: наименование учреждения, данные доверенного лица (ФИО, должность, удостоверение личности), перечень ТМЗ, дату, номер, срок действия, подписи руководителя и главного бухгалтера, а также печать [7].
Все выданные документы подлежат регистрации в журнале учёта доверенностей [7].

Бухгалтерские нюансы:

Доверенность не является проводкой, она лишь дает право на получение или передачу ценностей [8].
Движение ТМЗ отражается проводками только после подтверждения первичными документами (накладная, акт) [8].
Если ценности не были получены, документ погашается отметкой «Не использована» [8].

Инструкция по работе с документом в программном интерфейсе

1. Создание документа

Для создания документа необходимо перейти по пути: «Операции» → «Доверенность» [8]. В открывшемся окне следует нажать кнопку «Создать» [8].

2. Заполнение основных реквизитов

Номер и дата: введите номер и дату выписки документа [9].
Учреждение: поле заполняется автоматически, но доступно для изменения; номер счета также заполняется автоматически на основании карточки учреждения [9].
Срок действия: укажите дату окончания доверенности [9].
Доверенное лицо: выберите работника из картотеки «Персонал» и укажите его должность [9].
Поставщик: выберите юридическое лицо из соответствующей картотеки [9].
Основание: укажите номер и дату наряда (или заменяющего его документа) и, при необходимости, номер накладной [9].
Вид товара: выберите значение «Запас» или «Актив» [10].

3. Заполнение табличной части «Запасы»

Предусмотрено два способа заполнения списка ТМЗ [10]:

Стандартный: на вкладке «Запасы» нажать кнопку «Подбор» и выбрать ценности из картотеки [10].
Ручной ввод: установить флажок «Ручной ввод», нажать кнопку «Добавить» и ввести данные о запасах и их количестве вручную [10].

4. Сохранение и печать

Для добавления заметок можно использовать поле «Комментарий» на вкладке «Дополнительно» [10].
Последовательность завершения работы: «Записать» → «Печать» → «Форма № М-2а» [11].
Сформированную печатную форму можно распечатать через иконку принтера [11].
Для окончательного сохранения и регистрации документа нажмите «Провести и закрыть» или «Записать и закрыть» [11].

Инструкция: Оформление документа «Инвентаризация запасов на складе»

1. Создание документа и заполнение основных реквизитов

Для начала работы в командном интерфейсе необходимо выбрать раздел «Операции» и перейти в пункт «Инвентаризация запасов на складе» [11]. В открывшемся окне следует нажать кнопку «Создать», после чего откроется форма для формирования нового документа [12].

В основной части документа необходимо заполнить следующие данные [12]:

Дата документа [12].
Номер накладной и Дата накладной [12].
Значение в поле «Учреждение» [12].
Значение в поле «Склад» [12].

2. Работа с табличной частью

Для автоматизации процесса в табличной части «Запасы» предусмотрена специальная функция [12]. Необходимо нажать кнопку «Заполнить по остаткам», чтобы система автоматически внесла актуальные данные о запасах, числящихся на складе [12, 13].

3. Вкладка «Дополнительно» и сохранение

На вкладке «Дополнительно» фиксируются распорядительные данные и сроки проведения проверки [13]. Здесь нужно последовательно указать:

Дату начала и Дату окончания инвентаризации [13].
Номер приказа и Дату приказа, являющихся основанием для проведения работ [13].

Завершающим этапом является сохранение данных с помощью кнопки «Записать» [13]. Для окончательного оформления и выхода из формы используется кнопка «Записать и закрыть» [13].

Уценка товара: Регламент, Процедуры и Учет

1. Определение и основания для проведения уценки

Уценка товара представляет собой снижение его стоимости по ряду причин: заводской брак, видимые дефекты или частичная потеря потребительских свойств [14].

Основные факторы для инициирования процедуры [14]:

Товар не пользуется спросом или залежался на складе [14].
Поступление в продажу с повреждениями или потеря товарного вида [14].
Частичная утрата потребительских свойств [14].

Примечание: Приказы на уценку и списание рекомендуется оформлять (например) один раз в конце месяца [14].

2. Организация процесса и создание комиссии

Для выявления запасов, подлежащих уценке, руководитель предприятия утверждает специальную комиссию [15].

Состав комиссии:

Председатель (заместитель руководителя) [15].
Главный бухгалтер [15].
Товаровед (кладовщик) [15].
Экономист по ценам, технолог и другие профильные специалисты [15].

Важные условия:

Уценка проводится на основании данных инвентаризации, закрепленной в учетной политике [15].
Запрещена уценка товаров, находящихся в залоге, резерве или на ответственном хранении [15].

3. Документальное оформление и расчет размера уценки

По итогам инвентаризации комиссия готовит перечень товаров, который подается на рассмотрение первому руководителю [16]. В документе фиксируются:

Полное название и количество товара [16].
Розничная цена и производитель [16].
Предложения по размеру уценки [16].

Определение размера уценки:

Основывается на экспертной оценке комиссии [16].
Учитывает степень утраты свойств и насыщенность рынка аналогичными товарами [16].
Может проводиться как специально созданной, так и постоянно действующей инвентаризационной комиссией без привлечения внешних экспертов [16].

Если ранее уцененные товары не были реализованы, допускается их повторная уценка до уровня цены возможной реализации [17].

4. Оформление результатов и бухгалтерский учет

Результаты фиксируются в Описи-Акте уценки залежавшихся запасов [17].

Количество экземпляров: два (один — в бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу) [17].
Место составления: на каждом складе (опт) или в каждом отделе/магазине (розница) [17].
Подписи: документ подписывают члены комиссии и материально ответственные лица [17].

Специфика учета (РК):

Акт может иметь произвольную форму, так как утвержденного государственного бланка в Республике Казахстан не существует [18].
Документация вступает в силу после утверждения руководителем [18].
Бухгалтерская проводка: Дт 7000 — Кт 1300 [18].

Операции с запасами в государственных учреждениях РК

1. Внутреннее перемещение запасов

Внутреннее перемещение — это операция передачи материалов или товаров между подразделениями одного учреждения или между складами [18].

Суть операции: Перемещение происходит без изменения стоимости запасов и не влияет на финансовый результат учреждения [19].
Изменения: В процессе меняется только место хранения или материально-ответственное лицо (МОЛ) [19].
Документальное оформление: Оформляется накладной на внутреннее перемещение или требованием-накладной. В системе 1С ГУ используется документ «Внутреннее перемещение запасов» [19].
Бухгалтерский учет: Отражается проводкой внутри счета 1300 (Дт 1300 — Кт 1300), где меняется только аналитика (новый склад/МОЛ взамен старого) [19].

Инструкция по заполнению документа в 1С

Создание: Перейдите в «Операции» → «Перемещение запасов» и нажмите «Создать» [20].
Вид операции: Выберите «Внутреннее перемещение» [20].
Основные реквизиты: Укажите дату, номер накладной, учреждение-отправитель и склады (отправитель/получатель) [20].
Классификация: Поля «Подпрограмма» и «Специфика» выбираются из соответствующих справочников экономической классификации расходов РК [20].
Подбор запасов: На вкладке «Запасы» через кнопку «Подбор» выберите позиции из картотеки и нажмите «Перенести в документ». Укажите необходимое количество [20].
Завершение: Нажмите «Записать», затем «Провести и закрыть» [21].

2. Пересортица и уценка запасов

Операция используется для отражения изменения характеристик или стоимости запасов [21].

Вид операции: В окне перемещения выбирается «Пересортица — уценка» [21].
Заполнение данных: Аналогично внутреннему перемещению указываются склады, подпрограммы и специфика [21].
Специфические поля: В табличной части необходимо заполнить столбцы: Количество, Счет расходов (БУ) отправителя, Товар-получатель, Сумма уценки и Счет расходов (БУ) [21].
Дополнительно: На вкладке «Дополнительно» указываются счета учета уценки и доходов от уценки, а также соответствующие статьи расходов/доходов [22].

Передача запасов в переработку в госучреждениях РК

1. Сущность и правовые основы

Передача запасов (сырья, полуфабрикатов) в переработку в государственных учреждениях Республики Казахстан осуществляется при направлении материалов сторонней организации или собственному подразделению [22]. Целью данной операции является получение готовой продукции, полуфабрикатов или услуг по обработке [22].

Ключевые особенности учёта:

Собственность: Передача в переработку не является выбытием; право собственности на активы остается за учреждением [23].
Активы: Операция не уменьшает активы учреждения, а лишь изменяет место их фактического учёта [23].
Разделение в отчётности: В документации важно четко разграничивать запасы, находящиеся в переработке, и запасы, хранящиеся на складе [23].

2. Бухгалтерский учёт

Запасы отражаются обособленно на счете «Запасы» [23].

Типовая проводка: Дебет 1300 «Запасы» — Кредит 1300 «Запасы» [23, 24].

3. Оформление документов в «1С: ГУ»

Для фиксации операции используются документы «Передача запасов в переработку» и «Перемещение запасов» [24].

Порядок создания документа «Перемещение запасов»:

Переход: В интерфейсе выбрать «Операции» → «Перемещение запасов» → «Создать» [24].
Основные реквизиты:
- В поле «Вид операции» выбрать «Внутреннее перемещение» [24].
- Указать дату и номер накладной [24].
- Выбрать учреждение-отправителя, склад-отправитель и склад-получатель [24].
- Заполнить поля «Подпрограмма» и «Специфика» (согласно бюджетной классификации расходов РК) [25].

Заполнение табличной части и проведение:

Подбор запасов: Используйте кнопку «Подбор» для выбора ТМЗ из картотеки [25].
Перенос данных: После выбора нажмите «Перенести в документ» [25].
Проверка: На вкладке «Дополнительно» проверьте счет учета переработки и при необходимости добавьте комментарий [25].
Завершение: Нажмите кнопки «Записать», а затем «Провести и закрыть» [25].

4. Основания и документы

Основание для операции: Акт передачи на переработку [26].
Обязательные данные: В документе обязательно указываются количество, стоимость запасов и ответственные склады [26].

Учет запасов из переработки в госучреждениях РК

1. Общие сведения

Приход запасов из переработки фиксируется в учете государственного учреждения РК в момент возврата готовой продукции или материалов, которые были получены из ранее переданных на сторону запасов [26].

Основание для отражения: Акт приемки выполненных работ [26].
Связь документов: Документ «Приход из переработки» в системе 1С:ГУ закрывает цепочку, начатую документом по передаче запасов [27].

2. Документ «Передача запасов в переработку»

Этот документ предназначен для оформления первичной передачи ТМЗ переработчику [27].

Путь в интерфейсе: «Операции» → «Передача запасов в переработку» → кнопка «Создать» [27].
Заполнение реквизитов: Указать номер накладной, дату, выбрать склады и учреждение, заполнить «Подпрограмму» и «Специфику» [27, 28].
Подбор запасов: Через кнопку подбора выбрать позиции, уточнить количество и нажать «Перенести в документ» [28].
Завершение: Нажать «Провести и закрыть» [28].

3. Документ «Приход запасов из переработки»

Предназначен для оприходования готовых запасов [28].

Переход: «Операции» → «Приход запасов из переработки» → «Создать» [28].
Шапка документа: Указать номер, дату, склады и «Готовый товар». Если товар новый, создать новую карточку [29].
Табличная часть: На вкладке «Запасы» через «Подбор» выбрать ранее оформленные накладные по передаче [29].
Завершение: Проверить вкладку «Дополнительно» и нажать «Провести и закрыть» [30].

4. Бухгалтерские проводки

При оприходовании готовых запасов формируется запись: Дебет 1300 — Кредит 1300 [30].

Реализация запасов и услуг в государственных учреждениях РК

Документ предназначен для регистрации операций по передаче товаров и оказанию услуг [31].

1. Безвозмездная передача (реализация)

Основания: Акт приёма-передачи, приказ руководителя, согласование с уполномоченным органом [31].
Бухгалтерские проводки: Дт 7460 «Прочие расходы» — Кт 1300 «Запасы» [32].

2. Реализация запасов персоналу

Основания: Заявление работника, накладная, договор, кассовый ордер [32, 33].
Бухгалтерские проводки:
1. Списание: Дт 7060 — Кт 1300.
2. Доход: Дт 1280 — Кт 6360.
3. Оплата: Дт 1010/1091 — Кт 1280 [33].

3. Реализация (продажа) сторонним лицам

Проводки:
1. Списание: Дт 7060 — Кт 1300.
2. Доход: Дт 1231 — Кт 6110.
3. Поступление оплаты: Дт 1042 — Кт 1231 [34].

Инструкция в 1С:ГУ

«Операции» → «Реализация запасов и услуг» → «Создать» [35].
Выбрать «Вид операции», заполнить реквизиты и вкладки «Запасы/Услуги», «Работники» или «Счета учета» [35, 36].
Нажать «Записать» и «Провести и закрыть» [36].

Документ «Списание запасов»: Инструкция и учет

Документ предназначен для оформления выбытия материалов со склада [37].

Виды операций

Расходы организации: Дт 7060 — Кт 1300 [38, 39].
Незавершенное строительство: Списание на объект строительства. При отмене: Дт 7460 — Кт 2411 [39, 40].
Модернизация: Списание на улучшение актива [40].
Недостача/порча: Дт 1262 — Кт 1300 [40, 41].

Учет запасов и услуг в государственном секторе РК

В госсекторе к запасам относятся канцтовары, хозтовары, ГСМ, медикаменты, запчасти, спецодежда [42].

Инструкция «Приход запасов и услуг»

Основные проводки: Дт 1300 — Кт 3210 [43].
Специализированные операции: РБП (срок списания в месяцах), приход от подотчетного лица, биологические активы (привес/приплод: Дт 1319 — Кт 6360), излишки [46-48].

Бухгалтерский учёт в государственных учреждениях РК

1. Расходы будущих периодов (РБП)

Признание: Дт 1420 — Кт 000. Списание: Дт 7140 — Кт 1420 [51].

2. Таможенная декларация (ТД)

Фиксирует сведения о товаре, пошлины и НДС [53].
Проводки: Госпошлина Дт 1300 — Кт 1410; Расходы Дт 7210 — Кт 1410 [53].

3. Модернизация активов

Увеличивает балансовую стоимость актива [53].
Проводка: Дт 2411 — Кт 3210 [54].

Возврат запасов поставщику в государственном учреждении РК