Государственное учреждение (ГУ) — это некоммерческая организация, созданная государством для осуществления управленческих, социально-культурных или иных функций, финансируемая из бюджета.

К основным признакам ГУ относятся:

• Учредитель: государственные органы различных уровней (республика, область, город).
• Цель: выполнение государственных функций, а не получение прибыли.
• Финансирование: осуществляется из республиканского или местного бюджета.
• Правовая база: деятельность регулируется уставом и нормативными актами.

1. Первоначальная настройка и вкладка «Главная»

• В окне «Учреждения» для ГУ необходимо установить флажок «Государственное учреждение» и проверить корректность КБЕ 12.
• Настройка программы выполняется экспертами с помощью кнопки «Заполнение настроек» и дневного пароля.
• На вкладке «Главная» обязательно заполняются Наименование и Полное наименование организации.
• Необходимо указать БИН из свидетельства о регистрации и выбрать из списков вид учреждения, администратора программ и функциональную группу.
• При выборе вида «Образование» указывается тип учреждения (дошкольное, среднее и т.д.) и язык обучения.

2. Коды и банковские реквизиты

• В соответствующих полях указываются: коды КБЕ (для учреждения, физлиц, нерезидентов), код ГУ, код в казначействе, а также БИН и код центрального органа.
• Признак «Резидент РК» и сектор экономики могут заполняться автоматически на основании КБЕ.
• На вкладке «Банковские счета» через кнопку «+» добавляются все счета; один из них можно установить как основной для автоматического вывода в документах.

3. Вкладка «Реквизиты»

• Адресные данные: последовательно заполняются поля от страны и региона до улицы и номера дома.
• Ответственные лица: из справочника «Персонал» выбираются руководитель, его заместитель и главный бухгалтер.
• Контакты: указываются email-адреса для отчетности и контактные телефоны учреждения.

4. Вкладка «Дополнительная» (Настройки учета и зарплаты)

Данный раздел содержит критически важные параметры для автоматизации расчетов:

• Учет зарплаты: можно включить ведение учета в разрезе подпрограмм и учет разницы коэффициентов (в том числе поправочных с 01.01.2024).
• Автоматизация времени: параметр «Отработано дней/часов = План» позволяет системе самой заполнять данные на основе графиков.
• ФБШ: доступна настройка начислений по коэффициентной сетке ФБШ.
• МРП: выбирается тип расчета (на дату начисления или на начало года).
• Контроль выплат: настраиваются лимиты переплаты (в сумме или процентах) и максимальный аванс.
• Стаж: по умолчанию установлен ежемесячный режим перехода, обеспечивающий автосмену коэффициента оклада.

5. Специфические разделы учета

• Активы и казначейство: вводится код ОКПО, номер платежного поручения для казначейства и длина инвентарного номера (10 или 12 цифр).
• Авансовые отчеты: настраивается учет по студентам и тип расчета суточных по МРП.
• Налоги: на вкладке «Настройка налогов» через кнопку «Создать КПН» задаются периоды и процентные ставки.

6. Счета бухгалтерского учета и интеграция

• План счетов: на основании учетной политики заполняются счета задолженностей, взаиморасчетов, расходов и финансовых результатов.
• Интеграция: при учете в разрезе нескольких организаций используется «префиксация объектов»; также указывается статус центрального учреждения для консолидации отчетов.

Юридические лица и инструкции по работе в системе

1. Определение и признаки юридического лица

Юридическое лицо — это организация, обладающая самостоятельным имуществом, способная приобретать права, нести обязанности, а также выступать истцом и ответчиком в суде

Основные признаки юридического лица:

• Государственная регистрация в установленном законом порядке.
• Наличие устава или иного учредительного документа.
• Наличие обособленного имущества.
• Наличие самостоятельного баланса или сметы.
• Выступление в гражданском обороте от собственного имени.

Примеры: ТОО (Товарищество с ограниченной ответственностью), АО (Акционерное общество).

Инструкция по работе с карточкой учреждения

1. Первоначальная настройка и выбор администратора

• Для начала работы перейдите в командном интерфейсе по пути: Картотеки → Учреждения.
• В появившемся окне нажмите кнопку Создать и укажите Вид учреждения.
• Для заполнения поля Администратор программ нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне выберите существующего или нажмите Создать.
• При создании нового администратора необходимо заполнить поля Код, Наименование и Наименование полное, после чего нажать Записать и закрыть.
• В таблице Список выберите нужного администратора и подтвердите выбор кнопкой Выбрать.

2. Работа с программами и подпрограммами

• Для создания или выбора подпрограммы нажмите кнопку выбора в поле Подпрограмма.
• В открывшемся окне можно выбрать существующую запись или нажать Создать для формирования новой программы/подпрограммы.
• Параметры подпрограммы: активизируйте поле Наименование и введите данные, укажите соответствующие коды и выберите Администратора программ.
• Для организации структуры можно нажать Создать группу для новой группы подпрограмм и ввести её данные.
• Выберите Вид Подпрограммы, Виды Бюджета и Код бюджета.
• В поле Код подпрограммы для счета к оплате внесите требуемые данные.

3. Классификация КБК и бюджетные параметры

• Нажмите кнопку выбора у поля КБК Расходов, в классификаторе разверните дерево записей и нажмите Выбрать элемент.
• Если требуется указать КБК для конкретной программы, выберите строки классификатора с кодами в окне выбора и установите их из выпадающих списков.
• При необходимости настройки Мероприятия нажмите соответствующую кнопку выбора и создайте новую запись.

4. Регистрационные данные и банковские реквизиты

Казначейство и банк:

• Заполните поле Код учреждения в казначействе, укажите процент сбора и Код ПИН карты банка.

Настройка бухгалтерских счетов (для ГУ/КГКП):

• Счет Доходов / Счет Перераспределения Доходов: 6010/6230.
• Счет Денежных Средств Касса: 1010.
• Счет Денежных Средств: 1090/1030.
• Счет Затрат: 7040/7110; Счет Расходов: 7010/7110.

5. Завершение работы

После внесения всех данных во всех формах обязательно нажимайте кнопку Записать и закрыть для сохранения изменений.

Инструкция по настройке параметров организации и банковских счетов

1. Настройка функциональных групп и типа регистрации

• Функциональная группа и вид деятельности: нажмите кнопку выбора у поля Функциональная группа или Вид деятельности для создания новых элементов.
• Тип Регистрации: выберите соответствующее значение в поле Тип Регистрации [13].
• Установка кодов и параметров: необходимо установить значения КБЕ ГУ (12), КГКП (16), КБЕ ФизЛиц (19), КБЕ нерезидента и статус Резидент РК.
• Также заполните Код государственного учреждения, Код учреждения в казначействе, БИН центрального органа и Код центрального органа.

2. Управление банковскими счетами

• Создание счета: перейдите на вкладку Банковские счета и нажмите кнопку Создать.
• Выбор банка: выберите существующий или создайте новый банк, затем нажмите Записать и закрыть.
• Параметры счета: укажите его номер в формате ‘KZ……’.
• Приоритет: для использования счета по умолчанию нажмите Установить основным.

3. Заполнение реквизитов и контактных данных

• Адресные данные: на закладке Реквизиты внесите Адрес, Регион и Почтовый индекс.
• Географические объекты: последовательно выберите страну, область, район, город и улицу/дом.
• Ответственные лица: выберите из справочников Руководителя, заместителя и главного бухгалтера.
• Уведомления: укажите email-адреса для отчетов и официальных уведомлений.

Инструкции по настройке системы и ведению учета

1. Настройка среднего заработка и программных коэффициентов

• Переход к настройкам: откройте закладку «Дополнительная».
• Опции учета: активируйте флажки для ведения разреза среднего заработка по подпрограммам, учета разницы коэффициентов и учета по ФБШ.
• В таблице «Набор Записей» необходимо добавить данные с периодами и датами (например, Период — ‘01.01.2025’).
• После внесения записей откройте «Соответствие программ для разницы».

2. Параметры расчета начислений и оклада

• Рабочее время: установите флаг «Отработано дней/часов + План/часов».
• МРП: в поле типа расчета выберите «МРП на дату начисления» или «МРП на начало года».
• Должностной оклад: через гиперссылку «Настройка видов расчета для должностного оклада» добавьте вид расчета «10: Повременная оплата».

3. Контроль выплат, налогов и стажа

• Контроль заработной платы: в разделе контроля выплат установите флажок «Редактировать» (требуется ввод пароля).
• Настройте лимит переплаты и максимальный процент аванса.
• Налоги: активируйте флажок «Распределять платежи налогов и отчислений».
• Учет стажа: установите режим перехода на значение «Ежемесячно».
• Внесите данные ОКПО и функциональную группу.

4. Учет инвентаря и спецификаций

• Инвентарные номера: выберите формат номера — «12-значный» или «10-ти значный».
• Специальный учет: активируйте ведение разреза по подпрограммам, спецификам и учет подотчетных сумм по студентам.
• Командировочные: установите переключатель для выбора типа расчета суточных.

Инструкция по настройке учреждения: Подписи и Налоги

1. Настройка вкладки «Подписи»

Добавление Руководителя:

• Перейдите на вкладку «Подписи», нажмите «Добавить» и выберите назначение «Руководитель».
• В справочнике «Должности» укажите наименование и тип персонала (Административный).
• В поле «Сотрудник» выберите тип данных «Персонал» и укажите соответствующего сотрудника.

Добавление Главного бухгалтера:

• Нажмите «Добавить», выберите назначение «Главный бухгалтер», укажите должность и выберите нужного сотрудника из справочника.
• Нажмите «Записать».

2. Настройка налогов (КПН)

• Перейдите на вкладку «Настройки налогов» и в части «КПН» нажмите «Создать».
• Заполните поля: Период, Учреждение, Процент (20) и Процент уменьшения (1).
• Нажмите «Записать и закрыть».

3. Примеры основных счетов учета

• Задолженность работников (ГУ/КГКП): 1261/1253.
• Взаиморасчеты с поставщиками: 3210/3310; с покупателями: 1230/1210.
• Учет авансов: 1231; Учет РБП: 1420/1720.
• Переработка: 8011/1319; Незавершенное строительство/Модернизация: 2411/2930.
• Расходы бюджет: 7010/7110 или 7210; Итоговая прибыль: 5210/5710.
• После внесения данных нажмите «Записать» и закройте окно Учреждения.

Типовые меню: Определение, особенности и регламент создания

Типовые меню представляют собой заранее разработанные и официально утвержденные наборы блюд, предназначенные для определенных категорий потребителей, с учетом норм питания и калорийности.

Ключевые особенности типового меню: периодичность, адресность (возрастные группы), нормирование, функциональность и легитимность (утверждение руководителем). Примером служит 10-дневное меню для школьников.

Инструкция по созданию типового меню в системе

1. В командном интерфейсе перейдите в раздел «Картотеки» — «Типовые меню» и нажмите «Создать».
2. Заполните Наименование, неделю, номер дня и сезон (например, Лето).
3. В таблице «Состав» нажмите «Добавить», выберите прием пищи (Обед/Ужин) и укажите блюдо из справочника.
4. После завершения нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Склад: Определение, признаки и примеры

Склад — это специализированное пространство для приёмки, хранения, учета и выдачи материальных ценностей. Характеризуется наличием технического оснащения, специальных условий режима сохранности и администрирования.

Инструкция по созданию склада в системе

1. Перейдите по пути «Картотеки» → «Склады» и нажмите «Создать» .
2. В поле «Наименование» введите текст: Склад доп.
3. Нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Продукты питания: определение и характеристики

• Продукты питания — это вещества, предназначенные для употребления в пищу; они могут быть растительного, животного или минерального происхождения.
• Подразделяются на сырьё и готовые изделия (хлеб, консервы), содержат белки, жиры, углеводы и витамины.
• Используются как для питания, так и в качестве ингредиентов для сложных блюд.

Приемы пищи: понятие и виды

Приём пищи — процесс употребления еды для обеспечения организма энергией; виды включают основные (завтрак, обед, ужин) и дополнительные (полдник, перекус). В детских садах традиционно организуются четыре приёма пищи.

Инструкция по работе в программном интерфейсе

1. Выберите путь «Картотеки» → «Приемы пищи» и нажмите «Создать».
2. В поле «Наименование» введите «Ужин».
3. Нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Руководство по учету персонала и заполнению личных карточек

1. Определение и категории персонала

Персонал — совокупность всех работников организации; включает руководящий, административный, технический и обслуживающий персонал.

2. Создание личной карточки работника

В справочнике «Персонал» заполняются ФИО, ИИН (12 знаков), табельный номер, контакты и данные об образовании.

3. Кадровые операции и условия труда

На вкладке «Кадровые операции» фиксируются принятие на работу, перемещение, увольнение, выбор подразделения, должности, вида занятости и графика работы.

4. Налогообложение и социальные отчисления

Настраиваются категории налогообложения, льготы (МЗП/МРП) и освобождения от взносов (для пенсионеров, инвалидов 1-2 групп) [39]. Социальные отчисления не уплачиваются с определенных доходов, а ОСМС исчисляется даже с экологических выплат.

5. Оплата труда и банковские реквизиты

Форма оплаты может быть по окладу или соглашению; начисления добавляются через соответствующую кнопку. В сведениях для перечисления указывается банк и создается карт-счет.

6. Завершение работы

Документы формируются автоматически; для сохранения нажмите «Записать и закрыть».

Инструкция: Создание личной карточки и оформление приема работника

1. В разделе «Картотеки» → «Персонал» нажмите «Создать» и заполните ФИО, ИИН, дату рождения и пол.
2. Нажмите «Проверить ИИН» и перейдите в «Сведения для налогообложения» для добавления категории (например, Работники).
3. Заполните данные документа личности, сведения об образовании и гражданство (Казахстан).
4. На вкладке «Кадровые данные» добавьте документ «Принятие на работу», указав учреждение, подразделение, должность (например, Воспитатель) и стаж.
5. На вкладке «Начисления» добавьте виды расчета (Повременная оплата, доплата 10%).
6. Настройте Учет налогов и Сведения для перечисления зарплаты (лицевой счет, банк, карт-счет).
7. Завершите работу нажатием «Записать и закрыть».

Справочники системы: Объекты строительства и Контингент

1. Объект строительства

Объект строительства — здание или сооружение в процессе возведения или ремонта; требует наличия проектной документации и сметы.

Инструкция по созданию объекта строительства

1. Путь: «Картотеки» → «Объекты строительства», нажмите «Создать».
2. Укажите наименование и выберите счет незавершенного строительства из Плана счетов ГУ.
3. Нажмите «Записать и закрыть».

2. Контингент: определение и учет

Контингент — совокупность лиц (студенты, дети), подлежащих учету для ведения статистики и расчета финансирования.

Порядок добавления лица в справочник «Контингент»

• Перейдите в «Картотеки» → «Контингент», нажмите «Создать», укажите ФИО и выберите вид лица (Физическое лицо, Ребенок).
• Заполните идентификационные данные (свидетельство о рождении, ИИН, лицевой счет).
• На вкладках укажите основной договор, социальный статус (сирота, инвалид) и сведения о родителях.

База знаний: Бухгалтерский учет и настройка справочников

1. Забалансовые объекты

Это имущество (арендованное, спецодежда), которое находится в пользовании организации, но не принадлежит ей на праве собственности.

Инструкция по созданию забалансового объекта

1. Путь: «Картотеки» → «Забалансовые объекты», нажмите «Создать».
2. Заполните наименование, ставку НДС, единицу измерения и срок службы.
3. На вкладке «Счета учета» выберите счет из Плана счетов ГУ и укажите субконто (Склад/Работник).
4. Нажмите «Записать и закрыть».

2. Группы питания и нормы

Группы питания включают зерновые, овощи, молочные, белковые продукты, жиры и сладости.

Инструкция по настройке

• В «Картотеки» → «Группы питания» создайте новую группу.
• Через гиперссылку «Нормы Блюд По Категориям» добавьте периоды и укажите блюда с их количеством.

Группы детей и справочник «Группы детских садов»

Группы классифицируются по возрасту (ясельная, младшая и т.д.), образовательным потребностям, интересам и социальной направленности. В справочнике регистрируются наименование, а также дневная и месячная ставки оплаты.

Кулинария: блюда и калькуляция

Блюдо — готовая еда по рецепту (первое, второе, закуски).

Алгоритм создания:

1. В «Картотеки» → «Блюда» нажмите «Создать», заполните наименование и единицу измерения.
2. В таблице «Калькуляция» добавьте продукты питания, при необходимости создавая новые через «Подбор».
3. Нажмите «Записать и закрыть».

Активы: бухгалтерский учёт

Активы — ресурсы организации (здания, оборудование), приносящие выгоду [64]. В справочнике можно менять наименование, инвентарный номер и настраивать начисление износа [65]. Для создания перейдите в «Картотеки» → «Активы», нажмите «Создать» и сохраните данные.

Специфика и Подпрограммы в бюджете

• Специфика: код направления расходов. Для настройки перейдите в «Картотеки» → «Специфики», через «Изменить» добавьте нужные счета Дт и сохраните.
• Подпрограммы: часть бюджетной программы. В «Картотеки» → «Подпрограммы» при создании укажите наименование, администратора, вид бюджета, мероприятия и счета доходов/затрат. Укажите коды для оплаты и учреждения в казначействе.

Договоры, Валюты и Банки

• Договоры: в «Картотеки» → «Договоры» укажите номер, дату, контрагента (юридическое лицо), сумму, валюту, специфику и подпрограмму.
• Валюты: добавляются через подбор из классификатора. Настройте автоматическую загрузку курса, разряды дробной части и параметры прописи.
• Банки: в «Картотеки» → «Банки» создайте запись, заполнив обязательные поля: Наименование, БИК, БИН [72, 73]. Вкладка «СПЭД Банк-Клиент» заполняется для банков учреждения.

Юридические лица (подробно)

• В «Картотеки» → «Юридические лица» заполните общую информацию (БИН, КБе, Сектор экономики) и контактные данные (адрес, телефоны).
• На вкладке «Банковские счета» добавьте счета, выбрав банк из списка.

Запасы и услуги

• Запасы предназначены для продажи или производства; услуга — выполнение работ за вознаграждение.
• В «Картотеки» → «Запасы и услуги» создайте карточку, укажите наименование, ставку НДС и единицу измерения.
• Для услуг проставьте галочку «Услуга» (счет БУ подтянется из учетной политики).
• Для ГСМ выберите тип (Бензин, Масло и т.д.); для Спецзапаса укажите срок службы.
• На вкладке «Счета учета» выберите счет БУ из Плана счетов ГУ.

Студенты и финансовая отчетность

• Группы студентов: укажите специальность, год поступления и вид обучения.
• Коды строк запасов и активов: выберите форму отчетности, нажмите «Создать» и укажите наименование, вид товара (Запас/Актив), вид движения и код строки.